Comment remplir une enveloppe-lettre : informations et directives pratiques
Un jour ou l’autre, nous devons tous envoyer une communication par la poste dans une enveloppe en papier. Que le contenu de cette enveloppe soit important ou non, pour qu’elle arrive à destination, il est essentiel que le recto et le verso de l’enveloppe soient correctement remplis et que le timbre adéquat soit apposé.
Dans cet article, nous expliquons, étape par étape, et de manière concise mais détaillée, quelles informations doivent être inscrites sur l’enveloppe-lettre avant de l’envoyer et comment le faire correctement.
Commençons sans plus attendre.
L’en-tête de l’enveloppe : expéditeur et destinataire
L’en-tête de l’enveloppe est simple.
Les coordonnées de l’expéditeur (la personne qui envoie la lettre) et du destinataire (la personne qui recevra la lettre) doivent être clairement indiquées sur l’enveloppe afin que le service postal puisse la distribuer.
Le verso de l’enveloppe (qui doit être fermé et collé) doit comporter les informations relatives à l’expéditeur et le recto celles du destinataire.
L’enveloppe ainsi complétée est prête à être envoyée.
Mais examinons de plus près, avec des exemples pratiques, où et comment inscrire ces informations.
Remplir une enveloppe-lettre : le verso
Pour remplir une enveloppe-lettre, les données doivent être inscrites sur les deux côtés de l’enveloppe.
Le verso de l’enveloppe est la partie qui doit être fermée et scellée, avec le rabat typique à coller. L’adresse de l’expéditeur, c’est-à-dire de la personne qui envoie la lettre, doit être inscrite sur la surface du rabat.
Pour compléter l’enveloppe, l’adresse de l’expéditeur doit inclure les éléments suivants :
- le nom et le prénom de l’expéditeur
- l’adresse du domicile
- le code postal
- le pays et l’abréviation de la province
L’adresse de l’expéditeur peut être écrite sur une seule ligne horizontale, comme le montre l’image ci-dessous.
Vous pouvez également écrire l’adresse de l’expéditeur sur trois lignes différentes, de haut en bas, comme le montre l’image ci-dessous.
Il est important d’inscrire les informations relatives à l’expéditeur sans erreur pour deux raisons.
Tout d’abord, pour que les destinataires de la lettre sachent immédiatement qui l’a envoyée et d’où elle provient.
Ensuite, si le service postal ne parvient pas à livrer la lettre au destinataire, il la renverra à l’adresse de l’expéditeur.
Remplir une enveloppe-lettre : le recto
Une fois le verso de l’enveloppe rempli avec les informations de l’expéditeur, il faut inscrire les informations du destinataire.
L’adresse du destinataire doit être inscrite au recto, où le timbre doit également être apposé. Pour remplir correctement une enveloppe-lettre, le recto doit contenir les éléments suivants :
- le timbre-poste (apposé dans le coin supérieur droit)
- le timbre de courrier prioritaire, s’il y en a un (en haut à gauche)
- l’adresse complète du destinataire (inscrite dans le coin inférieur droit)
L’image ci-dessous montre l’emplacement exact du timbre et de l’adresse du destinataire sur l’enveloppe.
L’adresse du destinataire doit être aussi complète que possible et contenir autant d’informations précises que possible pour faciliter l’acheminement de la lettre.
C’est pourquoi l’adresse du destinataire peut être plus détaillée et inclure :
- le nom et le prénom du destinataire
- l’adresse complète (nom de la rue, numéro de la maison, code postal, nom de la localité, abréviation de la province)
- le pays où se trouve le destinataire (si à l’étranger)
- des rubriques et titres
- des indications complémentaires (nom ou numéro du bâtiment, intérieur, escalier)
- un numéro de téléphone
Intitulé classique, titres et fonctions, confidentialité : à qui la lettre est-elle adressée
Lors de la rédaction de l’enveloppe d’une lettre, il est utile d’utiliser correctement les intitulés, les formules de politesse et les titres à inscrire sur l’enveloppe.
Cela permet d’indiquer clairement à qui la lettre est adressée, de le faire de manière appropriée, et de montrer le degré d’officialité et de confidentialité de la correspondance.
Intitulé classique
Pour les lettres envoyées à des personnes autres que la famille et les amis, il est bon que l’intitulé précède le nom du destinataire. En effet, nous nous adressons à ces personnes pour des raisons commerciales, professionnelles, juridiques, bureaucratiques, etc.
Examinons quelques exemples pratiques d’intitulés.
Lorsqu’une entreprise envoie une lettre à un de ses clients, elle fait généralement précéder le nom du destinataire par les mentions suivantes :
- Cher ou Chère (si elle s’adresse à un homme ou à une femme)
- Madame ou Monsieur (si c’est une entreprise)
Il s’agit de l’intitulé classique qui, à lui seul, peut suffire à “intituler” (c’est-à-dire à attribuer la propriété de la lettre) au destinataire indiqué sur l’enveloppe.
Cet intitulé standard suffit à indiquer à qui nous envoyons la lettre.
Néanmoins, si nous envoyons la lettre à une personne titrée, il est conseillé d’ajouter le titre ou la fonction professionnelle du destinataire, surtout si nous nous adressons à elle de manière formelle et professionnelle.
Titres et fonctions du destinataire
En plus de l’intitulé, il est d’usage de spécifier le titre détenu par le destinataire, afin de mieux le qualifier.
Si la personne possède plusieurs titres, il est de bon ton de choisir le plus important.
Nous aurons donc, dans l’ordre croissant :
- M. ou Mme
- Dr. (pour Docteur et Doctoresse)
- Notaire, Avocat, Ingénieur, Architecte, Professeur, etc.
- Honorable (si la lettre est adressée à un homme politique)
- Éminence ou Excellence (si la lettre est adressée à une autorité religieuse)
Voici un exemple concret d’intitulé et de titre :
Cher avocat Marco Rossi
Via Polenta n. 30, 39900
Verceto (TO)
Préciser le degré de confidentialité de la lettre
Si la lettre contient des données sensibles ou des informations confidentielles, il est bon de l’indiquer sur la lettre.
En effet, il arrive souvent que la correspondance arrive entre les mains du destinataire par l’intermédiaire d’autres personnes.
C’est pourquoi des formules sont utilisées :
- À l’attention de
- C/O (qui signifie “aux bons soins de”)
Ces deux formules indiquent un degré différent de confidentialité de la correspondance.
“À l’attention de” : lorsque la lettre peut être lue par d’autres personnes que le destinataire.
Elle est utilisée pour envoyer une lettre à une personne qui travaille pour une entreprise ou une institution.
La correspondance sera livrée au bureau de l’entreprise et remise au destinataire en interne, par d’autres personnes.
Cette formule est utilisée lorsque le contenu de la lettre n’a pas de caractère personnel et peut donc être lu par d’autres personnes avant ou en dehors du destinataire.
Dans ce cas, le nom du destinataire apparaît avant le sien :
- Chère société Fortunati S.p.a.
- À l’attention de l’avocat Mario Rossi
- Via Dei Prati 32, Trapani
- CODE POSTAL 32000
- Bâtiment E
- Intérieur 4C
“C/O” : lorsque la lettre ne peut être lue que par le destinataire.
Cette formule est utilisée pour envoyer une lettre à une entreprise ou à un organisme dans lequel le destinataire travaille ou à une résidence privée où il réside, mais sans adresse privée spécifique ou adresse à son nom. Si la nature de la lettre est strictement personnelle et que l’on souhaite qu’elle ne soit lue que par le destinataire, on utilise “C/O” pour le spécifier formellement.
Même si la lettre sera reçue et traitée par d’autres personnes, la mention “C/O” indique que seul le destinataire est autorisé à ouvrir et à lire l’enveloppe. La remise de l’enveloppe non ouverte se fera par la personne indiquée immédiatement après le “C/O”.
Dans ce cas, parmi les données relatives au destinataire, nous écrirons ainsi :
- Cher avocat Mario Rossi
- C/O Ditta Fortunati S.p.a.
- Via Dei Prati 32, Trapani
- CODE POSTAL 32000
- Bâtiment C
- Intérieur 4C
Strictement confidentiel
Si l’enveloppe de la lettre contient des informations très personnelles ou sensibles, vous pouvez écrire, dans le coin inférieur droit, sous l’adresse du destinataire, l’abréviation “strictement confidentiel” ou “personnel”.
Cette abréviation indiquera clairement à toute personne manipulant la lettre qu’elle est confidentielle et qu’elle ne doit pas être ouverte ou modifiée avant d’avoir été remise au destinataire.
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